Dr. Johannes Burkardt: 26 Jahre Archivpflege im Kirchenkreis Wittgenstein 1997–2023

Versuch einer Zwischenbilanz

“ …. Rückblick – Ausblick (?)
Im Rückblick möchte ich die vergangenen 25 Jahre der Archivpflegertätigkeit in Wittgenstein nicht missen. Natürlich gab es auch Reibungspunkte, auf die hier nicht weiter eingegangen werden soll. Im Großen Ganzen war die Zusammenarbeit mit den Verwaltungsmitarbeiterinnen und Mitarbeitern immer gut und kam zu ordentlichen Ergebnissen. Wertvoll war, dass alle Superintendenten und zuletzt die Superintendentin des Kirchenkreises wie auch die Verwaltungsleiter ein offenes Ohr für die Anliegen des Archivs hatten und es aktiv förderten. Besonders wichtig: ohne das konstruktive und vertrauensvolle Verhältnis zum Landeskirchlichen Archiv wäre überhaupt nichts gegangen. Auch in Bielefeld fand ich immer ein offenes Ohr und aktive Unterstützung in allen praktischen Fragen der Archivarbeit.
Offen bleibt – und daher das Fragezeichen im Titel des Absatzes –, ob und wie es weitergeht: Mit Wirkung zum 1. Januar 2023 fusionierten die Kirchenkreise Siegen und Wittgenstein zu einem neuen Kirchenkreis Siegen-Wittgenstein. Über den Verbleib der beiden kreiskirchlichen Archive in Siegen und Bad Berleburg ist bisher nicht gesprochen worden. In Wittgenstein ist die Arbeit großenteils weitergelaufen wie bisher.Übernommen wurden geschlossene Akten der nunmehr ehemaligen Superintendentur Wittgenstein in Bad Berleburg. Schnell wurde aber deutlich, dass Regelungsbedarfe bestehen: ein Registraturschnitt, wie bei der Verwaltungsfusion 2021, ist bisher nicht konsequent durchgeführt worden. Wie sich die Entscheidungsgremien und die jetzt in Siegen befindliche Zentralverwaltung des neuen Kirchenkreises die Zukunft ihrer Archive denken, bleibt abzuwarten …“

Quelle: Archivmitteilungen des Landeskirchlichen Archivs der EKvW – Nr. 02/2023, Link

Einführung der E-Akte in der Kommune

Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive (Mai 2024)
„Aus dem Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) ist eine Handreichung initiiert worden, die bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein kann. Die Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) hat sich mit dieser Handreichung in ihrer Frühjahrssitzung beschäftigt und empfiehlt sie nachdrücklich. Auf der BKK-Homepage ist sie hier verlinkt.“

Quelle: BKK, Aktuelles

Landesarchiv NRW: Erklärfilme zur Behördenberatung

1) zdA
In der behördlichen Schriftgutverwaltung bezeichnet die z.d.A.-Verfügung die Schlussverfügung, mit der die Bearbeitung eines Vorgangs abgeschlossen wird (z.d.A. = zu den Akten). Erst durch die z.d.A.-Verfügung kann der Lebenszyklus eines Vorgangs die nachfolgenden Phasen Aufbewahrung und Aussonderung durchlaufen. Die z.d.A.-Verfügung ist somit ein wichtiges Element für eine ordnungsgemäße Aktenführung.
2) Welche Unterlagen kommen in die Akte?

In der behördlichen Schriftgutverwaltung stellt sich im Alltag regelmäßig die Frage, wo anfallende Informationen abzulegen sind. Mögliche Ablageorte für diese Informationen (E-Mails, PDF-Dateien, Word-Dateien, Bilder) sind vor allem die E-Akte und das Laufwerk. Im Video wird anhand von Beispielen erklärt WO welche Information abzulegen sind. Weitere Informationen rund um das Thema elektronische Aktenführung und digitale Schriftgutverwaltung unter: https://www.archive.nrw.de/node/57

Handreichungen zur archivischen Bewertung und Aktenplan für Vereine

„Auf vielfachen Wunsch stellt das LVR-AFZ sukzessive seine Muster-Vorlagen und Handreichungen online zur Verfügung. Nach mehreren Vorlagen aus dem Bereich der archivischen Rechtsfragen folgen nun zwei Handreichungen aus den Feldern Records Management und Überlieferungsbildung. Der Musteraktenplan für Vereine legt die Grundlage für eine geordnete Schriftgutverwaltung außerhalb der öffentlichen Verwaltung. Auch für Vereine wird die Nutzung von Aktenplänen im Zuge der digitalen Verarbeitung der Verwaltungsdaten immer wichtiger. Die Handreichung „Archivische Bewertung in der Praxis“ berührt das direkte Kerngeschäft in jedem Archiv. Auf Grundlage ihrer langjährigen Erfahrung hat unsere ehemalige Mitarbeiterin Angelika Neugebauer eine Methode in drei Schritten zur Bewertung von Verwaltungsunterlagen erarbeitet, die in dieser Handreichung anschaulich vorgestellt wird.

Den Musteraktenplan finden Sie auf der Übersichtsseite zum Records Records Management – Archive im Rheinland (lvr.de), die Handreichung zur Archivischen Bewertung unter Bewertung und Übernahme Bewertung und Übernahme – Archive im Rheinland (lvr.de).

Quelle: Archiv- und Fortbildungszentrum des Landschaftsverbandes Rheinland, Pressemeldung v. 3.4.2023

Online: Bundesarchiv-Glossar zur Schriftgut- und Informationsverwaltung

Zu den Kernaufgaben aller Archive gehört die Beratung der Verwaltungen bei der Schriftgut- und Informationsverwaltung. Das Bundesarchiv stellt hierzu ein aktuelles Glossar (Stand: Juni 2022) online zur Verfügung.

s. a. records management