So lange Verwaltungen ausschließlich mit Papier gearbeitet haben, wussten die Kommunalarchive, wie sie mit den archivwürdigen Unterlagen umgehen mussten, damit sie dauerhaft erhalten blieben. Doch immer mehr Akten gibt es gar nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in elektronischer Form. Und was ist mit Digitalfotos, Datenbanken, elektronischen Karten und Plänen oder Ratsinformationssystemen? Wie kann man all die Daten lesbar halten, wo doch die notwendigen Programme und Geräte schnell veralten? Dafür hat der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), der schon seit Jahren ein eigenes elektronisches Langzeitarchiv betreibt, gemeinsam mit der Stadt Köln unter dem Namen DiPS.kommunal eine Lösung entwickelt, die allen Kommunen in NRW offen steht. „DiPS“ steht dabei für Digital Preservation Solution, also frei übersetzt „Lösung zur digitalen Bestandserhaltung“.

Als erste kommunale Archive werden die Städte Bochum, Hamm und Münster ihre Daten mit DiPS.kommunal beim LWL speichern. Weitere Städte und Kreise stehen schon in den Startlöchern.

„Damit können wir Daten wie beispielsweise die Geburten-, Heirats-, Partnerschafts- und Sterberegister aus den Standesämtern oder die Gewerbean- und -abmeldungen aus den Ordnungsämtern, die dort nur noch elektronisch geführt werden, bewahren“, so Dr. Georg Lunemann, Erster Landesrat und Kämmerer des LWL. „Wir halten diese alten Daten lesbar, damit Bürger darauf zurückgreifen können, wenn sie zum Beispiel Renten- oder Erbschaftsansprüche belegen müssen oder sich über die Wirtschaftsentwicklung ihrer Stadt informieren wollen.“

Dabei ist es bei weitem nicht damit getan, die Daten einfach zu speichern: „DiPS.kommunal sorgt dafür, dass das elektronische Archivgut trotz der Veränderungen bei Software und Hardware dauerhaft verständlich und benutzbar bleibt“, erklärt Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL-Archivamtes. „Dabei fließen die Daten nicht alle in einen großen Topf, sondern werden nach den beteiligten Kommunen getrennt abgelegt und sind auch nur für sie zugänglich“, erklärt Wieland Schäfer, Leiter der LWL-IT-Abteilung. Das Ganze speichern die LWL-Experten gespiegelt in zwei fast fünf Kilometer voneinander entfernten Rechenzentren, um auch im Katastrophenfall keinen Datenverlust zu riskieren.

„Dieses Verfahren ist sehr aufwändig und entsprechend teuer. Kleinere Kommunen können es sich nicht leisten, eigene Lösungen aufzubauen. Sie sind aber gesetzlich verpflichtet, elektronisch erfasste Daten zu archivieren“, sagt Lunemann. „Deshalb bieten wir ihnen die Langzeitarchivierung im Verbund an. Weil wir die Vorarbeit geleistet haben und sich dann viele die Kosten für die Infrastruktur, das Fachpersonal und die Wartung teilen, wird es bezahlbar.“

Für die kommunalen Archive ist die Arbeit ganz einfach: Über das Internet können sie ihr Archivgut hochladen. Per Knopfdruck können sie auch noch in zehn oder 20 Jahren auf die Daten zugreifen. Um alles andere kümmern sich die LWL.IT Service Abteilung und das LWL-Archivamt.
Quelle: LWL, Presse-Info, 26.9.17