Archivarbeitskreis bei der KDVZ Citkomm

Schon viele Jahre bestehen in Südwestfalen Kontakte zwischen Archivaren und dem Rechenzentrum KDVZ Citkomm. 2010 gründete sich innerhalb des Arbeitskreises „IT-Strategie“ ein „Unterarbeitskreis Archiv“, dem Archivare aus dem Verbandsgebiet der KDVZ, aber darüber hinaus auch aus dem Bereich der KDZ Westfalen-Süd angehören. Die Gremien des Rechenzentrums beauftragten den Arbeitskreis, die in den Kommunalverwaltungen in Südwestfalen entstandenen und künftig entstehenden archivwürdigen digitalen Unterlagen („born digitals“) zu identifizieren und deren Langzeitarchivierung organisatorisch und technisch zu ermöglichen. Im Arbeitskreis, der seit 2015 als Fachbeirat Digitale Langzeitarchivierung firmiert, arbeiten 14 Archivarinnen und Archivare aus den fünf südwestfälischen Kreisen Soest, Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis, Olpe und Siegen-Wittgenstein sowie weitere Kunden der Citkomm mit, zudem je ein Vertreter der beiden Rechenzentren und Vertreter des LWL-Archivamtes für Westfalen. Sprecherin des Arbeitskreises ist die Kreisarchivarin des Kreises Soest.
Der Arbeitskreis befasste sich vorwiegend mit der Bewertung von verschiedenen Fachverfahren. Hier sind insbesondere in der letzten Zeit die Themenfelder Ratsinformationssysteme (die Vorarbeiten in Südwestfalen führten 2015 zur BKK-Empfehlung „Handreichung zur Archivierung von Ratsinformationssystemen“ ((Handreichung zur Archivierung aus Ratsinformationssystemen (RIS). Beschluss der Bundeskonferenz Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag vom 29.09.2015 in Karlsruhe. Link: http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Handreichung%20Ratsinformationssysteme.pdf))) und Gewerberegister bearbeitet worden.

Als zunehmend dringlicher erwies sich aber die Notwendigkeit, in den Kommunen in Südwestfalen für diese archivwürdigen und archivreifen Daten die Langzeitarchivierung in einem Digitalen Langzeitarchiv zu ermöglichen. Im Gegensatz zur Gründungszeit des Arbeitskreises sind nun auch verschiedene Produkte auf dem Markt, die nach eigener Aussage eine „OAIS-konforme Langzeitarchivierung“ ermöglichen.

Anforderungskatalog Elektronisches Langzeitarchiv

Daher bildete sich innerhalb des Arbeitskreises eine kleine Untergruppe mit dem Arbeitsauftrag, einen Anforderungskatalog für ein Elektronisches Langzeitarchiv zu erstellen. Der Gruppe gehörten die Archivare der Kreisarchive Siegen-Wittgenstein und Soest, der Stadtarchive Bergisch-Gladbach und Siegen sowie ein Mitarbeiter der IT-Abteilung des Kreises Soest und ein Vertreter der KDVZ Citkomm an. Zielsetzung war es, die archivfachlichen, organisatorischen und EDV-technischen Anforderungen an ein elektronisches Langzeitarchiv zu definieren. Grundlage der Arbeit war das bereits 2012 von den drei kommunalen Spitzenverbänden in NRW beschlossene Positionspapier „Thematik der digitalen Archivierung, insbesondere zur Einrichtung elektronischer Langzeitarchive“. ((Thematik der Digitalen Archivierung, insbesondere zur Einrichtung elektronischer Langzeitarchive. Gemeinsames Positionspapier der kommunalen Spitzenverbände in Nordrhein-Westfalen. Oktober 2012. Link: http://www.lkt-nrw.de/Themen/Schule,KulturundSportsowieAus-undWeiterbildung,Archivwesen/Archivwesen.aspx)) Entscheidend orientieren konnte sich die Arbeitsgruppe aber auch an der Nestor-Checkliste „Auswahl von Systemen und Systemkomponenten für die digitale Langzeitarchivierung“. ((Auswahl von Systemen und Systemkomponenten für die digitale Langzeitarchivierung. Nestor Checkliste 2011. Link: http://www.dnb.de/Subsites/nestor/DE/Publikationen/Checklisten/checklisten.html))
Mit der Erstellung des Anforderungskataloges sollte eine Grundlage für eine mögliche Ausschreibung eines Produktes zur digitalen Langzeitarchivierung geschaffen werden.

Beginnend im Dezember 2014 traf sich die Arbeitsgruppe zu insgesamt sechs Arbeitssitzungen und erstellte den Anforderungskatalog. Dieser umfasst 164 Positionen/Anforderungen, die in 19 Gruppen (zum Beispiel: Systemsicherheit, Datenmodell, Metadaten, Ingest, Access, Preservation Planning, Exitszenario) zusammengefasst wurden. Anschließend wurden die Anforderungen mit Gewichtungen von 1 bis 4 gewichtet, wobei die höchste Gewichtung den 16 Anforderungen zukam, die zugleich ein K.O.-Kriterium bildeten, d.h.: Bei Nichterfüllung dieser Anforderung war das Produkt nicht geeignet, als Produkt zur digitalen Langzeitarchivierung in Südwestfalen zu fungieren. Zu den K.O.-Kriterien gehören z.B. die Anforderungen nach der physischen Speicherung in Deutschland und unter deutschen Rechtsnormen, aber auch Anforderungen an die Mandantenfähigkeit, an das Datenmodell und einiges mehr.

Produktauswahl

Im November 2015 entschied der Arbeitskreis IT-Strategie der KDVZ Citkomm auf Empfehlung des Archivarbeitskreises, sich an den Aktivitäten des KDN zum Digitalen Archiv NRW zu beteiligen. Damit war nun eine Ausschreibung nicht mehr notwendig, die Auswahl eines Digitalen Langzeitarchivs konnte sich innerhalb der Produkte des DA NRW bewegen.
Die Arbeitsgruppe sichtete daraufhin in mehreren weiteren Sitzungen die zur Verfügung gestellten Musterleistungsvereinbarungen und die Leistungsbeschreibungen der beiden im DA NRW vertretenen Produkte DNS und DiPS.kommunal. Zur Beschleunigung des weiteren Vorgehens wurden diese umfangreichen Unterlagen mit den 16 benannten K.O.-Kriterien abgeglichen. Teilweise konnte so der Grad der Erfüllung dieser Anforderungen ermittelt werden, teilweise ergaben sich aber auch Unklarheiten und weitere Fragen. Den in den Leistungsvereinbarungen benannten Ansprechpartnern wurden daraufhin die bereits ermittelten Antworten zu den K.O.-Kriterien zur Verfügung gestellt und ergänzende Fragen sowie weitere Rückfragen gestellt. Aus diesen Unterlagen wurde eine ausführliche Dokumentation erstellt, in der jedem K.O.-Kriterium die jeweilige Antwort der beiden Produkte gegenübergestellt wurde.

Nach Abschluss dieser Arbeiten kam die Arbeitsgruppe zu dem Ergebnis, dass das Produkt DiPS.kommunal alle 16 benannten K.O.-Kriterien erfüllt. Nach Beendigung der noch bis Jahresende laufenden Pilotphase zu DiPS.kommunal wird auch die Anforderung der Mandantenfähigkeit als erfüllt angesehen.
Das Produkt DNS erfüllte nach Bewertung der Arbeitsgruppe drei der vorab definierten K.O.-Kriterien nicht. Dazu gehört die Frage nach Referenzkunden im produktiven Einsatz in deutschen Kommunalarchiven, die Frage nach gängigen, monodirektional schreibenden Schnittstellen zu anderen Systemen (hier war uns eine Anbindung an die Verzeichnissoftware sehr wichtig) und die Möglichkeit, unstrukturierte Daten für den Ingest zu strukturieren, z.B. bei der Übernahme unstrukturierter Daten aus Filesystemen.
Weitere K.O.-Kriterien sah die Arbeitsgruppe zwar von beiden Produkten als erfüllt an, bevorzugte aber die Lösungsansätze von DiPS.kommunal. Dazu gehört das AIP-Modell. Hier bildet DiPS.kommunal physikalische AIPs mit einem unkomprimierten Container als Hülle. DNS hingegen bildet logische AIPs, bei denen nach Auffassung der Arbeitsgruppe Bedenken bestehen, ob diese selbsttragend sind, was sich auch auf weitere Nachfragen nicht befriedigend klären ließ. Dies wirkt sich wiederum auf das Kriterium der Herauslösbarkeit (Risiko- und Exitszenario) entscheidend aus. Zudem hatte die Arbeitsgruppe Bedenken bei der Anforderung der Erhaltung, für die bei DNS die Knotenbetreiber zuständig sind, während DiPS.kommunal das Preservation Management in Verbindung mit Migrationsplanungen übernimmt.
Nicht zuletzt hat außerhalb der bisher genannten und bewerteten K.O.-Kriterien die Funktion und Qualität des fachlichen Ansprechpartners bei DiPS.kommunal überzeugt, mit dessen Unterstützung und archivfachlichen Kenntnissen die Einführung und der Betrieb des Digitalen Langzeitarchivs in den Kommunalarchiven steht und fällt.

Entscheidungen

Der Fachbeirat Digitale Langzeitarchivierung sprach sich daher am 15.06.2016 für das Produkt DiPS.kommunal aus. Dieser Empfehlung sind der Beirat und der Verwaltungsrat des Rechenzentrums KDVZ Citkomm in ihren Sitzungen im September 2016 gefolgt und haben entschieden, im Rahmen von DA NRW DiPS.kommunal für die Langzeitarchivierung zu nutzen. Nun ist es an den Archiven in Südwestfalen, die erforderlichen Mittel in die kommunalen Haushalte einzubringen. Die ersten Archive in Südwestfalen planen die Einführung von DiPS.kommunal als Digitalem Langzeitarchiv für das kommende Jahr. Die ersten in Südwestfalen bereits zur Übernahme nach DiPS.kommunal vorbereiteten Daten werden Daten aus dem Gewerberegister sein, die Kreisarchive in Südwestfalen beginnen mit Vorüberlegungen zur Archivierung der kommunalen Geobasisdaten.