Vorlage für den Schul- und Kulturausschuss und am 20.3.2025 und für den Rat der Gemeinde Neunkirchen am 10.4.2025Vorlage SCHKA-7/2025

„Sachdarstellung:
Historie:
In den Jahren 2007 bis 2009 war die Einrichtung eines Archivs ein großes, wiederkehrendes Thema in der Politik. Seither hat es mehrere SPD-Anträge und Beschlüsse dazu gegeben.
Erstmals mit der Konzepterstellung beauftragt wurde die Verwaltung am 03.11.2007. Von Beginn an wurde eine Zusammenarbeit mit der Gemeinde Burbach angestrebt. Diese hat zwischenzeitlich ein Archiv eingerichtet und beschäftigt hierfür einen Archivar mit einem halben Vollzeitäquivalent. Als Standorte wurden seinerzeit die Weiße Schule in Salchendorf und die ehem. Grundschule Altenseelbach geprüft. Beides wurde, u.a. wegen mangelnder Zentralität verworfen. Danach wurde lange die Ratskeller-Wohnung (Kölner Str. 166) favorisiert. Aufgrund hoher Umbaukosten, u.a. für die Installation eines Aufzugs, zerschlug sich auch die Idee und auch weitere Standorte wurden verworfen.
Aufgrund der Haushaltssituation und dem folgenden Haushaltssicherungskonzept wurden die Planungen 2010/11 zunächst auf Eis gelegt und die vorgesehene Stelle wieder aus dem Stellenplan gestrichen. Der Pächter des Ratskellers mietete zudem die Wohnung an, sodass der Standort ohnehin nicht mehr in Frage kam.
Wiederaufgenommen wurde das Thema aufgrund eines weiteren SPD-Antrags Ende 2016. Daraufhin referierte Katharina Thiemann (LWL) im SKA über die Aufträge und Rechtsgrundlagen eines Archivs und die notwendigen Investitionen und Fördermöglichkeiten durch den LWL. Am 13.7.2017 beschloss der Rat erneut die Einrichtung eines Archivs und beauftragte die Konzepterstellung. Bei der Standortsuche wurde nun auf die Entwicklung der Ortsmitte und die Veränderungen der Grundschullandschaft verwiesen. Zunehmend kristallisierten sich die OGS-Räumlichkeiten der Grundschule Neunkirchen als Favorit heraus.
Am 13.11.2018 besuchte der SKA das Archiv in Burbach, in der folgenden Ratssitzung wurde eine umfassende SPD-Anfrage zum Sachstand beantwortet. Geprüft werden aktuell nunmehr auch die Standorte Sparkassen-Gebäude und AOK-Gebäude in der Bahnhofstraße.

Einrichtung eines Archivs
Gemäß §10 Abs. 3 Archivgesetz müssen Archive fachlichen Anforderungen entsprechen, indem sie hauptberuflich von qualifiziertem Personal betreut oder von einer Dienststelle, bei der ein Archivar tätig ist, fachlich beraten werden. Unterstützt wird diese Person von den Mitarbeitern in den jeweiligen Sachgebieten. Aus § 10 ergibt sich auch die Pflicht der Kommune, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Zum Archivgut gehören insbesondere Akten, Schriftstücke, Drucksachen, Karteien, Dateien, Karten, Pläne, Plakate, Siegel, Urkunden, Amtsbücher, amtliche Publikationen, Bild-, Film- und Tondokumente, die für die Verwaltung oder zur Sicherung berechtigter Belange Dritter von bleibendem Wert sind.
Laut Archivgesetz NRW hat ein Archivar zu entscheiden, welche Unterlagen archivwürdig sind. Daher bleibt aktuell nur die Aufbewahrung von Papierunterlagen. Der Sitzungsdienst für die politische Arbeit wird digital erfasst. Gleiches gilt für die Archivierung neuerer Akten (Enaio). Die Papier-Unterlagen sind aktuell zu weiten Teilen in den Aktenräumen des Rathauses untergebracht. Außerdem im Keller des Bürgerhauses sowie im Keller des ehem. Rathauses/Bibliothek (Kölner Str. 166). Dort sind die klimatischen Bedingungen bedenklich und die Akten sollten umgelagert werden.
Dazu kommt dann noch zusätzliches Archivgut von Heimatvereinen, Unternehmen oder Privatpersonen. Hier werden teilweise ganze Sammlungen, Bücher, persönlicher Schriftverkehr und Dokumente, Briefe oder auch Bilder, abgegeben. Auch hier entscheidet der Archivar, was archivwürdig ist.
Die Altakten der Verwaltung haben lt. Angaben aus den Jahren 2007-2009 einen Umfang von ca. 500 laufenden Metern, von denen vorbehaltlich genauerer Durchsicht ca. 100 Meter archivierungswürdig sind. Dazu kommen Akten aus Privatbesitz und von den Heimatvereinen. Insgesamt werden demnach geschätzt Flächen benötigt, die die Unterbringung von rd. 350 Metern Archivgut ermöglichen. Es handelt sich also um eine Größenordnung von etwa 100-120 m². Laut Vorlage SCHK-1/2017 werden ein Magazinraum, ein Büro für die Fachkraft sowie ein Öffentlichkeitsraum für inter-
essierte Bürger benötigt.
Aufgrund der Art des Archivgutes wird geraten, ein Archiv nicht zu weit oben in einem Gebäude zu verorten, da in einem Archiv ein gleichmäßiges Klima herrschen muss. Daneben muss es Schutz vor Sonneneinstrahlung aber auch Hochwasser geben. Dafür wird auch eine gewisse Infrastruktur benötigt. Daher sind Räume im EG oder KG vorzuziehen. Außerdem sollte ein Archiv barrierefrei/-arm erreichbar sein.
Aktuell hat die Verwaltung Kontakt mit der Gemeinde Burbach gehabt und das dortige Archiv besichtigt und viele Informationen der Kommune erhalten. Das dortige Archiv hat begrenzte Öffnungszeiten, währenddessen Besucher dann das Archivgut ansehen dürfen. Archivgut wird nur zur Ansicht überreicht, es wird nicht entliehen. Daneben archiviert und digitalisiert der Archivar. Denkbar sind daneben auch öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen und auch Besuche von Schulen, Vereinen oder Gruppen.
Im Rahmen der Umgestaltung der Ortsmitte hat die Verwaltung der AOK die Geschäftsräume einvernehmlich gekündigt. Hier soll ein Teil abgerissen werden, um den Durchgang unterhalb des Rathauses zu vergrößern. Dennoch bleiben dann ca. 350 qm Büroräumlichkeiten in Erd- und Obergeschoss übrig. Die Verwaltung möchte prüfen, ob mit geeigneten Umbaumaßnahmen diese Räume für ein Archiv geeignet sind. Hierzu muss u.a. die Statik und mögliche Brandschutzmaßnahmen sowie die anstehenden Umbaukosten ermittelt werden.
Die Verwaltung führt aktuell weitere Gespräche mit dem LWL, um die aktuellen Fördermöglichkeiten zu prüfen. Sie wird hierzu in den Sitzungen mündlich ausführen.“

„Beschlussvorschlag:
Der Rat beauftragt die Verwaltung, die Planungen zur Einrichtung eines Archivs in den Räumen in der Bahnhofstraße 3 (aktuell: AOK-Geschäftsstelle) aufzunehmen und die entsprechenden Haushaltsmittel zur Realisierung für das Jahr 2026 ff zu budgetieren.
Der Rat soll fortlaufend über die Planungen und Kosten informiert werden.“

Zum Thema auf siwiarchiv (Chronologisch absteigend bis 2016):
– Kommunalwahl 2020: Archivpolitischer Check der Wahlprogramme für Netphen und Neunkirchen
– Wo könnte ein Gemeindearchiv in Neunkirchen untergebracht werden?
– 7 Antworten zur Archivarbeit in der Gemeinde Neunkirchen/Siegerland
– 7 Fragen zur Archivarbeit in der Gemeinde Neunkirchen/Siegerland
– Neues (?) zur „Archivarbeit“ in der Gemeinde Neunkirchen
– Vom Werden des Gemeindearchivs Neunkirchen
– Kulturausschuss berät heute die Archivarbeit in der Gemeinde Neunkirchen
– Archivierung in der Gemeinde Neunkirchen – SPD fragt nach