Eine Empfehlung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag

Aus der Einleitung:
„Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement führt in den Verwaltungen zunehmend zum Wunsch nach digitaler Verfügbarkeit der in Papierform vorliegenden Dokumente, seien es ältere Unterlagen oder eingehende Schreiben. Ziel ist zum einen ein schneller Zugriff für die Sachbearbeitung, zum anderen aber auch die Einsparung von Lagerraum für Unterlagen. In diesem Fall wird das Scannen zum ersetzenden Scannen, weil aus Verwaltungssicht die analogen, d. h. papiergebundenen, Unterlagen eine Belastung darstellen und entsorgt werden sollen.
Ersetzendes Scannen in der Verwaltung betrifft auch die Archive, die sich im Rahmen ihrer Überlieferungsbildung mit Papieroriginalen, Digitalisaten, hybriden Unterlagen mit elektronischen und papierbasierten Bestandteilen sowie genuin digitalen Unterlagen in vielfältigen Erscheinungsformen konfrontiert sehen. Oft existieren Unterlagen nicht nur in einer einzigen überlieferungsrelevanten Form. Archive haben im Rahmen ihrer Aufgaben bei der Überlieferungsbildung sicherzustellen, dass diejenige Erscheinungsform übernommen wird, die am ehesten Archivfähigkeit (technischer, organisatorischer und rechtlicher Art)besitzt oder besitzen könnte und den Zielen der Überlieferungsbildung entspricht.“