(fast) ein Beitrag zur siwiarchiv-Blogparade „#Archivpolitik“

Vor gut einem Monat hatte die SPD-Fraktion sieben Fragen zur Archivierung in der Gemeinde Neunkirchen gestellt. Zur politischen Diskussion über die Errichtung eines Gemeindearchivs bzw. über die Archivarbeit in der Gemeinde Neunkirchen findet sich auf siwiarchiv bereits folgender Eintrag. Aus der Sitzungsniederschrift der Sitzung des Gemeinderates vom 13.12.2018 (S. 3 – 4) werden hier nun die Antworten der Verwaltung wiedergegeben:
“ ….GVR Flick beantwortet die Anfrage wie folgt:
Frage 1
Wie kommt die Verwaltung der gesetzlichen Verpflichtung momentan nach, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren?
Die Frage der Einrichtung eines Gemeindearchives wird schon seit einigen Jahren
diskutiert. Bei der Untersuchung von Standorten hat sich nach Rücksprache mit
dem Westfälischen Archivamt herauskristallisiert, dass ein Standort im Zentrum
Neunkirchen wünschenswert ist. Bereitsuntersuchte Standorte wie die Weiße Schule in Salchendorf und die ehemalige Grundschule in Altenseelbach wurden daher wieder verworfen. Die Einrichtung des Archives in den Räumen des ehemaligen Rathauses Kölner Straße 166 scheiterte an der Erforderlichkeit eines Aufzuges und der damit verbundenen hohen Kosten. Letztmalig wurde aufgrund eines entsprechenden Antrages der SPD-Fraktion am 13.07.2017 vom Rat die grundsätzliche Einrichtung eines Gemeindearchives beschlossen. Die Verwaltung wurde beauftragt, ein Konzept für die Implementierung eines Archives zu erarbeiten. Am 15.03.18 wurde der Schul- und Kulturausschuss darüber unterrichtet, dass im Rahmen der Beratungen zur Weiterentwicklung der Ortsmitte und der verkehrlichen Erschließung des Rathausumfeldes Gedankenspiele zur Unterbringung eines Archives eingebracht worden seien. Diese Überlegungen werden bei der Entwicklung der Grobkonzeption für die Ortsmitte berücksichtigt. Unterbringungsmöglichkeiten für ein Archiv könnten sich bspw. in der Grundschule Neunkirchen durch Veränderungen in der Grundschullandschaft ergeben.
Das Archivgesetz NRW unterscheidet nach Unterlagen, Archivgut, Zwischenarchivgut und Vorarchivgut. Welche Unterlagen letztendlich archivwürdig sind und somit Archivgut werden, wäre in einem Archiv von einem Archivar zu entscheiden. Eine Archivierung im Sinne des Archivgesetzes kann somit derzeit nicht stattfinden. Eine solche Archivierung umfasst die Aufgaben „Unterlagen zu erfassen, zu bewerten, zu übernehmen und das übernommene Archivgut sachgemäß zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen sowie zu veröffentlichen.“
Gleichwohl werden alle Unterlagen der Gemeindeverwaltung aufbewahrt um eine spätere Archivierung nicht zu gefährden.

Frage 2
Welche Unterlagen werden bzw. wurden der Archivierung zugeführt? Werden sowohl Papierdokumente als auch elektronische Informationen/Texte erfasst?
Wie bereits zu Frage 1. ausgeführt, kann eine Archivierung im Sinne des Archivgesetzes derzeit nicht stattfinden. Hierzu bedarf es der Einrichtung eines Archivs und der Einstellung einer Fachkraft. Die Unterlagen, die aufbewahrt werden, existieren hauptsächlich in Papierform. Der Bereich Sitzungsdienst (Vorlagen, Einladungen, Niederschrift, Protokolle) wird vornehmlich elektronisch mit den entsprechenden Sicherungen erfasst. Seit Ende 2016 läuft in der Verwaltung die Einführungsphase eines elektronischen Dokumenten-Managements-Systems. Bei einer späteren Abdeckung des gesamten Verwaltungsbereiches erfolgen wesentliche Teile der Schriftgutverwaltung mittels dieses Systems.

Frage 3
Ist die Verwaltung im Besitz des Archivguts der sechs ehemalig selbständigen Gemeinden?
Die Gemeinde verfügt über Teile dieser Unterlagen. Es handelt sich hier um Protokollbücher, aber auch sonstige Akten, die jedoch in der notwendigen Tiefe noch
nicht gesichtet und erfasst wurden. Auch im Archiv der Gemeinde Burbach lagert
noch Schriftgut der ehemaligen Amtsverwaltung und somit auch der ehemaligen
selbstständigen Gemeinden. Auch hier wurden diese Unterlagen noch nicht im System erfasst.

Frage 4
Wo ist das Archivgut untergebracht und wie wird es vor möglichen Schäden geschützt?
Der größte Anteil der Unterlagen lagert in den Aktenräumen des Rathauses. Jeder Fachbereich verfügt auf den Etagen 1 bis 5 des Rathauses über entsprechende Kapazitäten. Die Räume sind mit Regalen und teilweise mit abschließbaren Aktenschränken ausgestattet. Durch die Lage der Aktenräume in der Mitte zwischen den zwei Fluren des Rathauses sind sie relativ gut geschützt gegen äußere Einflüsse.
Weiterhin steht noch ein Kellerraum im Bürgerhaus für die Aufbewahrung von Wahlunterlagen zur Verfügung. In einem Kellerraum des ehemaligen Rathauses Kölner Straße 166 lagern noch ältere Unterlagen. Da der Keller nicht beheizt wird, können die klimatischen Bedingungen in diesem Raum als bedenklich bezeichnet werden. Bestrebungen, die dort lagernden Unterlagen beim Heimatverein Salchendorf im Haus Henrichs unterzubringen, sind ins Stocken geraten. Hier muss Abhilfe geschaffen werden.

Frage 5
Wer hat Zugang zu den Dokumenten ?
Die Mitarbeiter des jeweiligen Fachbereiches. Soweit sensible Daten in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden, haben in der Regel nur die entsprechenden Sachbearbeiter Zugriff. Auf die Räume im Bürgerhaus und im ehem. Rathaus hat nur der Fachbereich 1 Zugriff.

Frage 6
Wie verhindert die Verwaltung, dass aufbewahrungsrelevante Dokumente vernichtet bzw. aus dem Archiv gelöscht werden?
Grundsätzlich werden keine Dokumente vernichtet bzw. gelöscht. Die Fachbereichsleiter entscheiden in eigener Verantwortung, welche „unbedeutenden“ Dokumente (z.B. Rechnungen, Belege usw.) unter Beachtung evtl. bestehender Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können.

Frage 7
Wer ist innerhalb der Verwaltung für die Archivierung zuständig?
Zuständig für die Archivierung ist der Fachbereich 1 „Zentrale Dienste/Bürgerservice ….“